Specjalista ds. administracyjnych | rekrutacja - Instytut Pileckiego

Specjalista ds. administracyjnych | rekrutacja

Specjalista ds. administracyjnych

Twój zakres obowiązków

Główne zadania:

  • obsługa administracyjna i finansowa działu, w tym w szczególności:
  • przygotowywanie i rozliczanie umów, zamówień, rachunków
  • przygotowywanie okresowych raportów, zestawień,
  • sporządzanie dokumentacji działu,
  • obsługa projektów wg zasad obowiązujących w Instytucie,
  • opieka nad realizacją projektów od strony administracyjno-księgowej
  • nadzór nad budżetem działu,
  • prowadzenie korespondencji z wykonawcami zewnętrznymi w celu przygotowania umów i zamówień,
  • czynności w zakresie rozeznania rynku, obsługi logistycznej delegacji, projektów.
  • kontrola dokumentów pod względem formalno-rachunkowym,
  • udział w przygotowywaniu dokumentacji oraz postępowania o udziale zamówienia publicznego,
  • organizacja spotkań i wyjazdów służbowych,
  • udział we współpracy międzynarodowej,
  • prowadzenie baz danych pracowników,
  • dbanie o wysoką jakość i terminowość wykonania projektów,
  • organizowanie sprawnej pracy działu (udział w tworzeniu i nadzór nad przestrzeganiem odpowiednich procedur)
  • obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej adresowanej do Działu
  • prowadzenie rejestrów dokumentów i umów
  • współpraca z innymi działami Instytutu w zleconym zakresie
  • dbałość o terminowość zadań zleconych do realizacji

Nasze wymagania:

  • wykształcenie minimum średnie
  • doświadczenie w pracy na stanowisku administracyjnym
  • dyspozycyjność –  praca na pełen etat w przedziale godz. 9-17 lub 8-16
  • znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1)
  • dokładność i bardzo dobra organizacja pracy
  • samodzielność, odpowiedzialność i zaangażowanie
  • zdolności komunikacyjne i interpersonalne
  • umiejętność wyznaczania priorytetów
  • umiejętność pracy w zespole
  • wysoka kultura osobista
  • dyskrecja

Mile widziane:

wykształcenie w kierunku administracji, zainteresowanie nowoczesnymi projektami historycznymi

znajomość dyscypliny finansów publicznych / PZP

To oferujemy:

  • zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy
  • wynagrodzenie odpowiadające kwalifikacjom
  • ciekawą, inspirującą pracę na pograniczu kultury i historii
  • możliwość współpracy w zgranym zespole, w dobrej atmosferze, przy niebanalnych projektach kulturalnych, naukowych i popularyzatorskich
  • szansa rozwoju zawodowego w prężnej, rozwijającej się instytucji naukowej
  • możliwość poszerzenia wiedzy historycznej

 

Prosimy o przesłanie CV oraz Oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z klauzulą informacyjną na adres mailowy: rekrutacja.obnt@instytutpileckiego.pl do dnia 25.11.2022 r.

Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi osobami.

O nas

Instytut Pileckiego to nie tylko nowoczesna instytucja prowadząca działalność badawczą i kulturalną, ale przede wszystkim ludzie pełni pasji i zaangażowania, którzy zdają sobie sprawę z wagi realizowanych projektów. Poszukujemy osób, które tak samo jak my interesują się historią, które doceniają znaczenie wydarzeń kulturalnych. Ludzi, którzy razem z nami będą chcieli wypełniać naszą misję popularyzacji historii Polski i doświadczenia XX wieku nie tylko w kraju, ale i za granicą.

 

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z klauzulą informacyjną

Ja, niżej podpisana/podpisany …………………………………………………………..……….., zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Instytut Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego moich danych osobowych zamieszczonych w dokumentach aplikacyjnych w celach związanych z realizacją procesu rekrutacji na stanowisko ………………………………………………………….

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) została/em poinformowana/y, że:

  1. Administratorem danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie jest Instytut Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego, adres: Foksal 17, 00-372 Warszawa;
  2. Kontakt z Inspektorem Ochrony danych w Instytucie jest możliwy pod adresem: iodo@instytutpileckiego.pl oraz adresem administratora danych;
  3. Moje dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. na podstawie mojej zgody oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w zw. Z realizacja przepisów Kodeksu Pracy;
  4. Przysługuje mi prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, ale nie ma to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  5. Moje dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, których administrator upoważnił lub którym powierzył przetwarzanie danych (m.in. obsługa prawna, podmioty świadczące obsługę serwerów, poczty elektronicznej, usługi pocztowe) oraz organom uprawnionym z mocy prawa;
  6. Moje dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej w rozumieniu art. 4 pkt 26 RODO;
  7. Moje dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zawarcia umowy o pracę – przez okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu – przez okres wymagany przepisami prawa dla dokumentacji pracowniczej;
  8. Przysługują mi następujące prawa związane z przetwarzaniem moich danych osobowych:
  1. Prawo dostępu do treści danych osobowych i ich sprostowania;
  2. Prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych
  3. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
  1. Moje dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania;

Podanie przeze mnie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z procesem rekrutacji. Konsekwencją niepodania danych osobowych, będzie brak możliwości udziału w procesie rekrutacyjnym.

……………………………………………………

(Data i podpis)