Specjalista ds. administracyjnych | rekrutacja - Instytut Pileckiego

Dołącz do naszego zespołu! Aktualnie poszukujemy osoby na stanowisko specjalista ds. administracyjnych. Na zgłoszenia czekamy do 25 listopada 2022 r.

Specjalista ds. administracyjnych

Twój zakres obowiązków

Główne zadania:

• obsługa administracyjna i finansowa działu, w tym w szczególności:

• przygotowywanie i rozliczanie umów, zamówień, rachunków
• przygotowywanie okresowych raportów, zestawień,
• sporządzanie dokumentacji działu,
• obsługa projektów wg zasad obowiązujących w Instytucie,
• opieka nad realizacją projektów od strony administracyjno-księgowej
• nadzór nad budżetem działu,
• prowadzenie korespondencji z wykonawcami zewnętrznymi w celu przygotowania umów i zamówień,
• czynności w zakresie rozeznania rynku, obsługi logistycznej delegacji, projektów.
• kontrola dokumentów pod względem formalno-rachunkowym,
• udział w przygotowywaniu dokumentacji oraz postępowania o udziale zamówienia publicznego,
• organizacja spotkań i wyjazdów służbowych,
• udział we współpracy międzynarodowej,
• prowadzenie baz danych pracowników,
• dbanie o wysoką jakość i terminowość wykonania projektów,
• organizowanie sprawnej pracy działu (udział w tworzeniu i nadzór nad przestrzeganiem odpowiednich procedur)
• obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej adresowanej do Działu
• prowadzenie rejestrów dokumentów i umów

• współpraca z innymi działami Instytutu w zleconym zakresie
• dbałość o terminowość zadań zleconych do realizacji

Nasze wymagania:

• wykształcenie minimum średnie
• doświadczenie w pracy na stanowisku administracyjnym
• dyspozycyjność –  praca na pełen etat w przedziale godz. 9-17 lub 8-16
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1)
• dokładność i bardzo dobra organizacja pracy
• samodzielność, odpowiedzialność i zaangażowanie
• zdolności komunikacyjne i interpersonalne
• umiejętność wyznaczania priorytetów
• umiejętność pracy w zespole
• wysoka kultura osobista
• dyskrecja

Mile widziane:

wykształcenie w kierunku administracji, zainteresowanie nowoczesnymi projektami historycznymi

znajomość dyscypliny finansów publicznych / PZP

To oferujemy:

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy
• wynagrodzenie odpowiadające kwalifikacjom
• ciekawą, inspirującą pracę na pograniczu kultury i historii
• możliwość współpracy w zgranym zespole, w dobrej atmosferze, przy niebanalnych projektach kulturalnych, naukowych i popularyzatorskich
• szansa rozwoju zawodowego w prężnej, rozwijającej się instytucji naukowej
• możliwość poszerzenia wiedzy historycznej

Prosimy o przesłanie CV oraz Oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z klauzulą informacyjną na adres mailowy: rekrutacja.obnt@instytutpileckiego.pl do dnia 25.11.2022 r.

Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi osobami.

O nas

Instytut Pileckiego to nie tylko nowoczesna instytucja prowadząca działalność badawczą i kulturalną, ale przede wszystkim ludzie pełni pasji i zaangażowania, którzy zdają sobie sprawę z wagi realizowanych projektów. Poszukujemy osób, które tak samo jak my interesują się historią, które doceniają znaczenie wydarzeń kulturalnych. Ludzi, którzy razem z nami będą chcieli wypełniać naszą misję popularyzacji historii Polski i doświadczenia XX wieku nie tylko w kraju, ale i za granicą.

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z klauzulą informacyjną

Ja, niżej podpisana/podpisany …………………………………………………………..……….., zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Instytut Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego moich danych osobowych zamieszczonych w dokumentach aplikacyjnych w celach związanych z realizacją procesu rekrutacji na stanowisko ………………………………………………………….

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) została/em poinformowana/y, że:

1. Administratorem danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie jest Instytut Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego, adres: Foksal 17, 00-372 Warszawa;
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony danych w Instytucie jest możliwy pod adresem: iodo@instytutpileckiego.pl oraz adresem administratora danych;
3. Moje dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. na podstawie mojej zgody oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w zw. Z realizacja przepisów Kodeksu Pracy;
4. Przysługuje mi prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, ale nie ma to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
5. Moje dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, których administrator upoważnił lub którym powierzył przetwarzanie danych (m.in. obsługa prawna, podmioty świadczące obsługę serwerów, poczty elektronicznej, usługi pocztowe) oraz organom uprawnionym z mocy prawa;
6. Moje dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej w rozumieniu art. 4 pkt 26 RODO;
7. Moje dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zawarcia umowy o pracę – przez okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu – przez okres wymagany przepisami prawa dla dokumentacji pracowniczej;
8. Przysługują mi następujące prawa związane z przetwarzaniem moich danych osobowych:

1. Prawo dostępu do treści danych osobowych i ich sprostowania;
2. Prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych
3. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;

9. Moje dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania;

Podanie przeze mnie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z procesem rekrutacji. Konsekwencją niepodania danych osobowych, będzie brak możliwości udziału w procesie rekrutacyjnym.

……………………………………………………

(Data i podpis)