Specjalista/ Specjalistka ds. administracyjnych | rekrutacja - Instytut Pileckiego

Aktualnie do naszego zespołu poszukujemy osoby na stanowisko specjalisty/ specjalistki ds. administracyjnych.

Instytut Pileckiego to nie tylko nowoczesna instytucja prowadząca działalność badawczą i kulturalną, ale przede wszystkim ludzie pełni pasji i zaangażowania, którzy zdają sobie sprawę z wagi realizowanych projektów. Poszukujemy osób, które tak samo jak my interesują się historią, które doceniają znaczenie wydarzeń kulturalnych. Ludzi, którzy razem z nami będą chcieli wypełniać naszą misję popularyzacji historii Polski i doświadczenia XX wieku nie tylko w kraju, ale i za granicą.

Główne zadania:

• zarządzanie kalendarzem Dyrekcji

• organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych według uzyskanych wytycznych

• opracowanie raportów, sprawozdań w ramach realizowanych zadań Instytutu

• realizacja bieżących poleceń Dyrekcji

• bieżąca obsługa sekretariatu Instytutu pod kątem administracyjnym

• nadzór nad obiegiem dokumentów (umowy, faktury, zamówienia) oraz ich weryfikacja pod kątem merytorycznym i formalnym

• przygotowanie oficjalnych pism

• obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej

• prowadzenie rejestrów dokumentów

• obsługa podróży służbowych przy pomocy agencji podróży

• realizacja zamówień, przygotowanie postępowań na zakup towarów i usług

• organizacja spotkań zewnętrznych i wewnętrznych według wytycznych

• współpraca z innymi działami Instytutu w zleconym zakresie

• dbanie o porządek w biurze

• dbałość o terminowość zadań zleconych do realizacji

• inne zadania zlecone przez Dyrektora

Wymagania:

• doświadczenie w pracy na stanowisku asystenckim

• doświadczenie w pracy na stanowisku administracyjnym

• dyspozycyjność – praca na pełen etat w godz. 10-18

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1)

• dokładność i bardzo dobra organizacja pracy

• samodzielność, odpowiedzialność i zaangażowanie

• zdolności komunikacyjne i interpersonalne

• umiejętność wyznaczania priorytetów

• wysoka kultura osobista

• dyskrecja

Mile widziane:

• wykształcenie w kierunku historii i zainteresowanie nowoczesnymi projektami historycznymi

• znajomość dyscypliny finansów publicznych / PZP

Oferujemy:

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę

• wynagrodzenie odpowiadające kwalifikacjom

• ciekawą, inspirującą pracę na pograniczu kultury i historii

• możliwość współpracy w zgranym zespole, w dobrej atmosferze, przy niebanalnych projektach kulturalnych, naukowych i popularyzatorskich

• szansa rozwoju zawodowego w prężnej, rozwijającej się instytucji naukowej

• możliwość poszerzenia wiedzy historycznej

Prosimy o przesłanie CV wpisując w tytule maila „Specjalista ds. administracyjnych” na adres rekrutacja@instytutpileckiego.pl do 31 sierpnia 2021 r.

Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi osobami.

Prosimy o zawarcie w CV klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez Instytut Solidarności i Męstwa im. W. Pileckiego z siedzibą w Warszawie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, 1662)”.

Informujemy, że Administratorem danych jest Instytut Solidarności i Męstwa im. W. Pileckiego z siedzibą w Warszawie przy ul. Foksal 17. Dane zbierane są dla potrzeb rekrutacji. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest obowiązkowe. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne.