Specjalista ds. administracyjnych | rekrutacja - Instytut Pileckiego
Specjalista ds. administracyjnych | rekrutacja
Specjalista ds. administracyjnych
Twój zakres obowiązków
Główne zadania:
- obsługa administracyjna i finansowa działu, w tym w szczególności:
- przygotowywanie i rozliczanie umów, zamówień, rachunków
- przygotowywanie okresowych raportów, zestawień,
- sporządzanie dokumentacji działu,
- obsługa projektów wg zasad obowiązujących w Instytucie,
- opieka nad realizacją projektów od strony administracyjno-księgowej
- nadzór nad budżetem działu,
- prowadzenie korespondencji z wykonawcami zewnętrznymi w celu przygotowania umów i zamówień,
- czynności w zakresie rozeznania rynku, obsługi logistycznej delegacji, projektów.
- kontrola dokumentów pod względem formalno-rachunkowym,
- udział w przygotowywaniu dokumentacji oraz postępowania o udziale zamówienia publicznego,
- organizacja spotkań i wyjazdów służbowych,
- udział we współpracy międzynarodowej,
- prowadzenie baz danych pracowników,
- dbanie o wysoką jakość i terminowość wykonania projektów,
- organizowanie sprawnej pracy działu (udział w tworzeniu i nadzór nad przestrzeganiem odpowiednich procedur)
- obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej adresowanej do Działu
- prowadzenie rejestrów dokumentów i umów
- współpraca z innymi działami Instytutu w zleconym zakresie
- dbałość o terminowość zadań zleconych do realizacji
Nasze wymagania:
- wykształcenie minimum średnie
- doświadczenie w pracy na stanowisku administracyjnym
- dyspozycyjność – praca na pełen etat w przedziale godz. 9-17 lub 8-16
- znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1)
- dokładność i bardzo dobra organizacja pracy
- samodzielność, odpowiedzialność i zaangażowanie
- zdolności komunikacyjne i interpersonalne
- umiejętność wyznaczania priorytetów
- umiejętność pracy w zespole
- wysoka kultura osobista
- dyskrecja
Mile widziane:
wykształcenie w kierunku administracji, zainteresowanie nowoczesnymi projektami historycznymi
znajomość dyscypliny finansów publicznych / PZP
To oferujemy:
- zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, w pełnym wymiarze czasu pracy
- wynagrodzenie odpowiadające kwalifikacjom
- ciekawą, inspirującą pracę na pograniczu kultury i historii
- możliwość współpracy w zgranym zespole, w dobrej atmosferze, przy niebanalnych projektach kulturalnych, naukowych i popularyzatorskich
- szansa rozwoju zawodowego w prężnej, rozwijającej się instytucji naukowej
- możliwość poszerzenia wiedzy historycznej
Prosimy o przesłanie CV oraz Oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z klauzulą informacyjną na adres mailowy: rekrutacja.obnt@instytutpileckiego.pl do dnia 25.11.2022 r.
Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi osobami.
O nas
Instytut Pileckiego to nie tylko nowoczesna instytucja prowadząca działalność badawczą i kulturalną, ale przede wszystkim ludzie pełni pasji i zaangażowania, którzy zdają sobie sprawę z wagi realizowanych projektów. Poszukujemy osób, które tak samo jak my interesują się historią, które doceniają znaczenie wydarzeń kulturalnych. Ludzi, którzy razem z nami będą chcieli wypełniać naszą misję popularyzacji historii Polski i doświadczenia XX wieku nie tylko w kraju, ale i za granicą.
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych wraz z klauzulą informacyjną
Ja, niżej podpisana/podpisany …………………………………………………………..……….., zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Instytut Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego moich danych osobowych zamieszczonych w dokumentach aplikacyjnych w celach związanych z realizacją procesu rekrutacji na stanowisko ………………………………………………………….
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) została/em poinformowana/y, że:
- Administratorem danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie jest Instytut Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego, adres: Foksal 17, 00-372 Warszawa;
- Kontakt z Inspektorem Ochrony danych w Instytucie jest możliwy pod adresem: iodo@instytutpileckiego.pl oraz adresem administratora danych;
- Moje dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. na podstawie mojej zgody oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO w zw. Z realizacja przepisów Kodeksu Pracy;
- Przysługuje mi prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, ale nie ma to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
- Moje dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, których administrator upoważnił lub którym powierzył przetwarzanie danych (m.in. obsługa prawna, podmioty świadczące obsługę serwerów, poczty elektronicznej, usługi pocztowe) oraz organom uprawnionym z mocy prawa;
- Moje dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej w rozumieniu art. 4 pkt 26 RODO;
- Moje dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zawarcia umowy o pracę – przez okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu – przez okres wymagany przepisami prawa dla dokumentacji pracowniczej;
- Przysługują mi następujące prawa związane z przetwarzaniem moich danych osobowych:
- Prawo dostępu do treści danych osobowych i ich sprostowania;
- Prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
- Moje dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania;
Podanie przeze mnie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z procesem rekrutacji. Konsekwencją niepodania danych osobowych, będzie brak możliwości udziału w procesie rekrutacyjnym.
……………………………………………………
(Data i podpis)