Recepcjonista / Recepcjonistka - Instytut Pileckiego

Instytut Pileckiego to nie tylko nowoczesna instytucja prowadząca działalność naukową, badawczą i popularyzatorską, ale przede wszystkim ludzie pełni pasji i zaangażowania. Poszukujemy osób, które tak jak my interesują się historią i będą chciały wspólnie z nami realizować misję Instytutu Pileckiego.

Obecnie do Recepcji poszukujemy osoby dobrze zorganizowanej, komunikatywnej i odpowiedzialnej, która będzie wspierać codzienne funkcjonowanie Instytutu, zapewniając profesjonalną obsługę gości i sprawną organizację pracy recepcji.

Zapraszamy do udziału w rekrutacji na stanowisko:

Recepcjonista / Recepcjonistka

Miejsce pracy: Warszawa
Tryb pracy: stacjonarny
Wymiar etatu: 1 etat

Główne zadania:

• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania recepcji Instytutu Pileckiego, w tym profesjonalne przyjmowanie i  obsługa gości oraz prowadzenie ich ewidencji;
• Obsługa systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD) - rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, nadzór nad obiegiem dokumentów;
• Odbiór i nadawanie przesyłek pocztowych oraz kurierskich;
• Obsługa centrali telefonicznej i poczty elektronicznej - łączenie rozmów, przesyłanie wiadomości do odpowiednich komórek organizacyjnych Instytutu;
• Zarządzanie kalendarzem sal konferencyjnych;
• Współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu w zakresie bieżącej obsługi administracyjnej;
• Dbanie o dobry wizerunek Instytutu;
• Wsparcie obsługi wydarzeń odbywających się w siedzibie Instytutu;
• Wykonywanie innych poleceń przełożonego i Dyrektora Instytutu.

Wymagania:

• Wykształcenie minimum średnie;
• Minimum 1 rok doświadczenia w pracy na recepcji, w sekretariacie lub w obsłudze klienta;
• Znajomość zasad profesjonalnej obsługi gości i interesantów;
• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel) oraz obsługi urządzeń biurowych;
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego, umożliwiająca obsługę gości zagranicznych;
• Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów;
• Odpowiedzialność, samodzielność i dokładność w wykonywaniu powierzonych zadań;
• Wysoka kultura osobista oraz rozwinięte umiejętności komunikacyjne;
• Otwartość na współpracę i dbanie o dobrą komunikację w zespole;
• Dyspozycyjność do pracy zmianowej w godzinach funkcjonowania recepcji (8:00–20:00).

Oferujemy:

• Pracę w instytucji realizującej ważną misję społeczną i historyczną;
• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;
• Biuro w dobrze skomunikowanej lokalizacji w centrum Warszawy;
• Prywatną opiekę medyczną w Allianz;
• Dofinansowanie do wypoczynku – „wczasy pod gruszą”;
• Możliwość wykupienia karty Multisport;
• Uczestnictwo w zajęciach z języka angielskiego lub niemieckiego.

Zapraszamy do wypełnienia formularza oraz przesłania swojego CV klikając w poniższy link:

https://instytutpileckiego.traffit.com/public/form/a/11e119570159d55bc6bc5661426c38816434453d

Na CV czekamy do dnia 21.08.2026 r.

Pracodawca zastrzega sobie możliwość wcześniejszego zakończenia zbierania ofert i zamknięcia rekrutacji.

Informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi osobami.

Informujemy, że Instytut Solidarności i Męstwa imienia Witolda Pileckiego umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa „Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”, zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Pełna treść procedury dostępna jest na stronie BIP Instytutu Pileckiego:

https://instytutpileckiego.pl/pl/procedura-dokonywania-zgloszen