Specjalista/ka ds. administracyjnych | rekrutacja - Instytut Pileckiego

Specjalista/ka ds. administracyjnych | rekrutacja

Instytut Pileckiego to nowoczesna instytucja prowadząca działalność badawczą i kulturalną, w której pracują ludzie pełni pasji i zaangażowania, zdający sobie sprawę z wagi realizowanych projektów. Poszukujemy osób, które razem z nami będą chciały wypełniać naszą misję popularyzacji historii Polski i doświadczenia XX wieku nie tylko w kraju, ale i za granicą.

Aktualnie do naszego zespołu poszukujemy osoby na stanowisko
Specjalista/ka ds. administracyjnych w Dziale Archiwum

Zakres zadań:

Wykonywanie zadań w ramach Działu Archiwum, w tym między innymi:

  • przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zatrudnienia pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych i ich późniejszego rozliczenia (umowy, oświadczenia, rachunki)
  • nadzór nad obiegiem dokumentów (umowy, faktury, zamówienia) oraz ich weryfikacja pod kątem merytorycznym i formalnym
  • realizacja zamówień, przygotowanie postępowań według wewnętrznych regulaminów na zakup towarów, usług
  • obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej
  • organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych według uzyskanych wytycznych
  • opracowanie raportów, sprawozdań w ramach realizowanych zadań Instytutu
  • prowadzenie rejestrów dokumentów

Wymagania:

  • minimum roczne doświadczenie zawodowe w pracy na stanowisku administracyjnym
  • znajomość przepisów prawa zamówień publicznych w zakresie dotyczącym udzielania zamówień na dostawy lub usługi z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych (tj. art. 11 ust. 5 pkt. 2 pzp)
  • znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1)
  • biegła znajomość pakietu Office
  • bardzo dobra organizacja pracy, dokładność, samodzielność w działaniu i umiejętność pracy pod presją czasu
  • zdolności interpersonalne i komunikacyjne

Dodatkowym atutem będzie:

  • wykształcenie w kierunku administracji
  • znajomość dyscypliny finansów publicznych/ PZP, rachunkowości

Co oferujemy:

  • zatrudnienie na umowie o pracę na zastępstwo (min. 1 rok)
  • dofinansowanie do wypoczynku pracowników
  • ciekawą, inspirującą pracę na pograniczu kultury i historii
  • szansę rozwoju zawodowego w prężnej, rozwijającej się instytucji naukowej
  • możliwość współpracy w zgranym zespole, w dobrej atmosferze, przy interesujących projektach kulturalnych, naukowych i popularyzatorskich
  • wynagrodzenie w przedziale: 6000-7000 zł brutto w zależności od doświadczenia

Prosimy o przesłanie CV wpisując w tytule maila „Rekrutacja – Specjalista ds. administracyjnych” na adres: archiwumrekrutacja@instytutpileckiego.pl do dnia 09.06.2024 r.

Informujemy, że odpowiemy tylko na wybrane oferty. Zastrzegamy sobie prawo zakończenia rekrutacji wcześniej lub pozostawienia rekrutacji bez rozstrzygnięcia. Planowany termin zakończenia rekrutacji: 30.06.2024 r.

Prosimy o zawarcie w CV: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)”.

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej RODO, informujemy, że:

  1. Administratorem danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie jest Instytut Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego, adres: Foksal 17, 00-372 Warszawa.
  2. Instytut wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem:iodo@instytutpileckiego.pl oraz adresem administratora danych.

Pani/Pana dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy (art. 22 (1) Kodeksu pracy) będą przetwarzane, w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit.c RODO), natomiast inne dane, w tym dane do kontaktu na podstawie zgody (art.6 ust 1 lit. A RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Przesłanie aplikacji wraz z danymi osobowymi w zakresie szerszym niż określony w art. 22 (1) Kodeksu pracy stanowi zgodę na przetwarzanie tych danych przez Instytut, w celu przeprowadzenia przedmiotowej rekrutacji.

Dane osobowe gromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane  do zakończenia procesu rekrutacji, a po zakończeniu rekrutacji przez okres sześciu miesięcy, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. F RODO), czyli ochrony przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami mogącymi pojawić się w związku z prowadzoną rekrutacją.

Dodatkowo Instytut będzie przetwarzać Pani/ Pana  dane osobowe, także w kolejnych rekrutacjach, jeśli wyrazi Pani/Pan na to odrębną zgodę (art.. 6 ust.1 lit a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie. W przypadku wyrażonej zgody na wykorzystywanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, dane będą wykorzystywane do momentu wycofania zgody lub przez okres 24 miesięcy od momentu zakończenia rekrutacji.

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Instytut Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego, w celu przeprowadzania kolejnych rekrutacji kandydatów na pracowników Instytutu Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego. Mam prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie.”

Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie Instytut Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego.

Ma Pani/Pan prawo do:

  1. prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
  2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
  3. prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  4. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych opartego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. F RODO – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
  5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22 (1) Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Panią/Pana innych danych jest dobrowolne.