Specjalista / Specjalistka ds. administracyjno-organizacyjnych - Instytut Pileckiego

Instytut Pileckiego to nie tylko nowoczesna instytucja prowadząca działalność badawczą i kulturalną, ale przede wszystkim ludzie pełni pasji i zaangażowania, którzy zdają sobie sprawę z wagi realizowanych projektów. Poszukujemy osób, które tak samo jak my interesują się historią, które doceniają znaczenie wydarzeń kulturalnych. Ludzi, którzy razem z nami będą chcieli wypełniać naszą misję popularyzacji historii Polski i doświadczenia XX wieku nie tylko w kraju, ale i za granicą.

Obecnie do Działu Obsługi Projektów Badawczych poszukujemy osoby, która cechuje się wysoką kulturą osobistą, lubi pracę z ludźmi i dla której relacje, wzajemny szacunek oraz dobra komunikacja mają znaczenie w codziennej pracy. Szukamy osoby samodzielnej, która dobrze odnajduje się w dynamicznej pracy administracyjnej w środowisku naukowym.

Zapraszamy do udziału w rekrutacji na stanowisko:

Specjalista / Specjalistka ds. administracyjno-organizacyjnych

Miejsce pracy: Warszawa
Tryb pracy: stacjonarny
Wymiar etatu: 1 etat

Główne zadania to m.in.:

• Kompleksowa obsługa administracyjna Rady Naukowej Instytutu, w tym organizacja posiedzeń, przygotowywanie dokumentacji, protokołowanie, bieżąca współpraca z przewodniczącym i sekretarzem;
• Koordynacja administracyjna konkursów na pracowników naukowych, w tym przygotowywanie zarządzeń, kart do głosowania, obsługa dokumentacji konkursowej;
• Wsparcie współpracy międzynarodowej poprzez sporządzanie umów i porozumień o współpracy naukowej;
• Samodzielne prowadzenie spraw administracyjno-biurowych, w tym redagowanie pism, obsługa korespondencji oraz organizacja i rozliczanie delegacji krajowych;
• Gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie informacji o dorobku naukowym pracowników Instytutu;
• Obsługa informatycznych systemów resortu nauki (m.in. POL-on, PBN, SEDN, SYNABA) oraz innych podmiotów finansujących projekty badawcze (m.in. OSF, Witkac, SOP);
• Wsparcie działań związanych z parametryzacją Instytutu;
• Udział w planowaniu i kontroli budżetów projektów oraz weryfikacji dokumentów pod względem formalno-rachunkowym;
• Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji do postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
• Tworzenie umów, pism, planów, raportów, prezentacji, sprawozdań, analiz i zestawień na potrzeby działu;
• Zapewnienie obiegu dokumentów oraz przeprowadzanie projektów zgodnie z obowiązującymi procedurami;
• Udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych procedur i regulacji;
• Dbanie o profesjonalny wizerunek Instytutu w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych.

Wymagania:

• Doświadczenie w pracy administracyjnej (mile widziane w sektorze publicznym, naukowym lub kultury);
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne, w tym wyczucie w kontaktach z przedstawicielami środowiska naukowego oraz umiejętność dostosowania stylu komunikacji do odbiorcy;
• Samodzielność, bardzo dobra organizacja pracy oraz inicjatywa w działaniu i usprawnianiu procesów;
• Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz dbałość o poprawność i jakość tworzonych tekstów;
• Dbałość o szczegóły i wysoki poziom staranności w realizacji zadań;
• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office (w szczególności Word i Excel);
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego; znajomość innych języków obcych (np. niemieckiego lub rosyjskiego) będzie dodatkowym atutem.

Oferujemy:

• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę;
• Ciekawą i inspirującą pracę na pograniczu historii i kultury;
• Prywatną opiekę medyczną;
• Dostęp do platformy Legimi;
• Możliwość wykupienia karty Multisport;
• Uczestnictwo w zajęciach z języka angielskiego lub niemieckiego.

Zapraszamy do wypełnienia formularza oraz przesłania swojego CV, klikając w poniższy link:

https://instytutpileckiego.traffit.com/public/form/a/0de7b27bc10f2a7e5554874f6efc4d1e2b6f343d

Na CV czekamy do dnia 12.05.2026 r.

Pracodawca zastrzega sobie możliwość wcześniejszego zakończenia zbierania ofert i zakończenia rekrutacji.

Informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi osobami.

Informujemy, że Instytut Solidarności i Męstwa imienia Witolda Pileckiego umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa „Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych”, zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Pełna treść procedury dostępna jest na stronie BIP Instytutu Pileckiego:

https://instytutpileckiego.pl/pl/procedura-dokonywania-zgloszen